Una obligación fundamental en el ámbito del comercio exterior para las empresas y en general para aquellas personas que llevan a cabo operaciones comerciales internacionales es el expediente electrónico de comercio exterior, el cual encuentra su fundamento en los artículos 6, 36,36-A, 59, 59-A y 84-A todos de la Ley Aduanera, así como los artículos 77 y 81 de Reglamento de la Ley Aduanera; 29, fracción III y 30 del Código Fiscal de la Federación.
Existe mucha incertidumbre respecto de todos aquellos elementos que deben de conformar un expediente electrónico de comercio exterior, por lo que aquí se abordará de manera significativa cada una de las disposiciones jurídicas que conlleva está obligación con la intención de que sirva de guía para poder determinar correctamente como debe estar integrado dicho expediente electrónico.
Empecemos por recordar que el 23 de diciembre de 2018, se realiza una reforma a la ley aduanera; propiamente en los artículos 6, 36 y 36-A, en los que ahora se establece la obligación de transmitir a las autoridades aduaneras un pedimento electrónico, así como formar por cada operación un expediente electrónico con ciertos elementos que el mismo debe contener y conservarlo en los lugares y por los plazos establecidos en el Código Fiscal de la Federación.
En algunas ocasiones las empresas se encuentran ante la duda de si deben de conservar algún documento en físico, o de si todos los documentos deben ser digitalizados o conservados en electrónico; lo anterior conlleva a que muchos contribuyentes no cuenten con un correcto expediente de comercio exterior debidamente integrado.
¿Qué pasa con aquellos documentos que se emiten en físico y que conllevan una firma autógrafa?, por ejemplo, hablando de cartas firmadas por el representante legal; algún certificado de origen o algún permiso emitido en un formato físico.
Haciendo una interpretación armónica de cada una de las disposiciones aduaneras; podemos destacar que conforme lo establece el artículo 6 de ley Aduanera, el documento electrónico o digital recibido en el sistema electrónico aduanero tendrá pleno valor legal y probatorio y se deberá conservar por los obligados en el formato en que se haya generado; y en relación con el artículo 36 y 36-A, quienes introduzcan o extraigan mercancías del territorio nacional para destinarlas a un régimen aduanero, están obligados a transmitir en documento electrónico o digital como anexos al pedimento la siguiente información con su acuse generado por el sistema electrónico aduanero, conforme al cual se tendrá por transmitida y presentada:
Importación:
a) La relativa al valor y demás datos relacionados con la comercialización de las mercancías, contenidos en el comprobante fiscal digital o documento equivalente,
b) La contenida en el conocimiento de embarque, lista de empaque, guía o demás documentos de transporte.
c) La que compruebe el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias a la importación, que se hubieran expedido de acuerdo con la Ley de Comercio Exterior,
d) La que determine la procedencia y el origen de las mercancías.
e) La del documento digital en el que conste la garantía efectuada en la cuenta aduanera de garantía a que se refiere el artículo 84-A de esta Ley
f) El dictamen emitido por las personas morales autorizadas para prestar servicios que avalen el peso, volumen u otras características inherentes a las mercancías o, en su caso, el certificado vigente que avale que los mecanismos de medición con los que cuente el importador están debidamente calibrados (únicamente en caso de que aplicaran.)
Exportación:
a) La relativa al valor y demás datos relacionados con la comercialización de las mercancías, contenidos en el comprobante fiscal digital o documento equivalente,
b) La que compruebe el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias a la exportación, que se hubieran expedido de acuerdo con la Ley de Comercio Exterior.
Adicional a lo anterior el artículo 59 y 59-A nos mencionan que quienes introduzcan o extraigan mercancías del territorio nacional tendrán la obligación de formar un expediente electrónico de cada uno de los pedimentos, avisos consolidados o documento aduanero de que se trate, el cual deberá contener el propio pedimento en el formato en que se haya transmitido, así como sus anexos, junto con sus acuses electrónicos, y deberá conservarse como parte de la contabilidad por los plazos establecidos en el Código Fiscal de la Federación.
De todo lo anterior concluimos que la obligación consiste en transmitir mediante documentos electrónicos y digitales el pedimento junto con la información que hemos señalado anteriormente, lo que quiere decir que en mi expediente electrónico solo deberán figurar únicamente documentos ya sean electrónicos si así se hubieran generado o digitales si los transmití mediante un E- document por ejemplo; de igual manera deberá de contener los acuses electrónicos que se generaron al momento de realizar la transmisión de cada uno de los documentos (archivo M de validación en caso de pedimento y acuses de digitalización VUCEM para los anexos al pedimento y en caso de exportaciones definitivas clave A1 con enajenación, el archivo XML del CFDI con complemento de comercio exterior) y conservarlos como parte de la contabilidad de mi empresa por lo plazos que se mencionan en el artículo 30 del Código Fiscal, es decir, se deberán conservar durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.
De igual manera no omito mencionar que de conformidad con la hoja informativa número 10 de VUCEM de fecha de 7 de marzo de 2019, los documentos electrónicos y digitales que deben formar parte del expediente electrónico son únicamente los que se encuentren declarados en los pedimentos, avisos consolidados o documentos aduaneros de que se traten, así como sus respectivos acuses. De lo anterior, adicional a lo que ya hemos comentado, podemos concluir también que los documentos electrónicos y digitales que mi expediente electrónico debe contener, son únicamente los que se hayan declarado en el pedimento; por lo tanto si yo no aplique, por ejemplo, un certificado de origen para efecto de preferencias arancelarias, el mismo no deberá figurar en mi expediente, solamente aquellos que hubiere transmitido o digitalizado y los haya declarado en mi pedimento así como los respectivos acuses que generó el sistema, solo de esos documentos que hubiere transmitido.
Hacemos también de su conocimiento que el artículo 6 en su último párrafo menciona una disposición que da resolución a las interrogantes anteriormente planteadas sobre si hay información que deberá de conservarse en formato físico. Dicho artículo establece que, a efecto de verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones fiscales y aduaneras, los contribuyentes, responsables solidarios y terceros con ellos relacionados, deberán de conservar la documentación relacionada con las operaciones de comercio exterior en la forma que se haya emitido u obtenido.
Por último, hay que tener en cuenta que derivado de la publicación de las nuevas Reglas Generales de Comercio Exterior el 24 de junio 2019; la regla 1.5.1. establece la obligación de transmitir a la autoridad aduanera a través de ventanilla digital la Manifestación de Valor, obligación que era exigible a partir del 15 de enero de 2020 hasta la útlima publicación de la Segunda Resolución de Modificaciones a las RGCE el 22 de noviembre de 2019, que ahora establece que dicha obligación será exigible hasta la publicación del formato «Manifestación de Valor» en el portal del SAT, en cuyo caso el acuse que genere la ventanilla en la transmisión, así como el documento digitalizado de la Manifestación de valor, deberán de ser integrados en el expediente electrónico de comercio exterior.
De lo anterior podemos interpretar que aquellos documentos que fueron emitidos originalmente en un formato físico y que fueron digitalizados (formato PDF) para su transmisión al sistema electrónico aduanero, deberán de conservarse en un expediente físico aparte, que esté relacionado con el expediente digital para el caso en que la autoridad solicite se exhiban los documentos físicos originales relacionados con la operación.
El incumplimiento de alguna de estas disposiciones podría traer consigo serías consecuencias en lo relativo a infracciones y sanciones que establece la propia ley aduanera, por ejemplo la omisión de transmitir o presentar información; infracción prevista en el artículo 184 de Ley Aduanera y sancionada por el 185 del mismo ordenamiento con multa de $3,730.00 a $5,590.00 pesos MXN; o la relacionada con la obligación de transmitir la información referente valor de la mercancía y los demás datos relativos a su comercialización de conformidad con el 184-A y sancionada con multa de $22,900.00 a $38,180.00 por el 184-B ambos de Ley Aduanera.
Finalmente recordar a las empresas la importancia de realizar una adecuada integración de los expedientes electrónicos y sobre todo hacer exhaustivas auditorias preventivas a efecto de mitigar cualquier posible riesgo de incumplimiento sancionable por parte de la autoridad.
En Pepper & Salt estamos comprometidos con el cumplimiento normativo de las disposiciones legales aduaneras para brindarte un adecuado blindaje en todas tus operaciones de comercio exterior, por favor no dudes en contactarnos.
Publicación elaborada por L.N.I. José Joaquín Sánchez Salvador
Jefe de Operaciones | Pepper & Salt